Organisatie

Totaalplan Racing Events zal elk evenement naar beste weten en kunnen, en in overeenstemming met de eisen van goede professionele praktijk uitvoeren, organiseren.

Het staat Totaalplan Racing Events vrij om de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen of uit te besteden aan derden.

Totaalplan Racing Events behoudt zich het recht voor om – zonder voorafgaande kennisgeving – wijzigingen aan te brengen in het schema van een evenement.

Registratie

De deelnemer kan een aanbod van Totaalplan Racing Events aanvaarden door zich op de website in te schrijven voor het betreffende evenement. Hierbij dient de deelnemer juiste en volledige informatie op te geven die geen inbreuk maakt op rechten van anderen.

De deelnemer verklaart dat alle gegevens die de deelnemer bij de inschrijving of op enig ander moment aan Totaalplan Racing Events verstrekt of heeft verstrekt waar, nauwkeurig, actueel en volledig zijn en de deelnemer verplicht zich om – indien nodig – wijzigingen met betrekking tot de gegevens aan Totaalplan Racing Events door te geven zodat de deelnemer garandeert dat de gegevens waar, nauwkeurig en volledig blijven. Totaalplan Racing Events is niet gehouden om een gericht onderzoek te doen naar de juistheid en volledigheid van de door de deelnemer verstrekte informatie.

Een deelnemer kan enkel aan het event deelnemen nadat alle nodige documenten (bv afstand van verhaal) zijn ondertekend en tijdig zijn overhandigd of opgestuurd aan Totaalplan Racing Events.

Totaalplan Racing Events is gerechtigd om een inschrijving af te wijzen.

De overeenkomst komt – na goedkeuring van de inschrijving – tot stand op de dag dat Totaalplan Racing Events via elektronische weg een bevestiging naar de deelnemer verzendt.

Betaling

De deelnemer kan het verschuldigde bedrag middels overboeking aan Totaalplan Racing Events voldoen.

De deelnemer dient het verschuldigde bedrag uiterlijk binnen het opgestelde termijn aan Totaalplan Racing Events te voldoen.

De deelname aan het event wordt pas aanvaard nadat het volledige bedrag werd voldaan en de inschrijving werd aanvaard door Totaalplan Racing Events.

Deelnemers die niet worden aanvaard tot het event krijgen de deelnamekosten volledig terugbetaald.

Risico deelnemer

De deelnemer draagt tijdens het evenement het risico voor verloren, gestolen en/of beschadigde goederen of voertuigen, alsmede ongelukken, blessures en/of andere calamiteiten.

Schade toegebracht aan roerende of onroerende eigendommen van Totaalplan Racing Events en/of medeorganisatoren zal worden vergoed door de deelnemer die deze veroorzaakt heeft.

Schade toegebracht aan roerende of onroerende eigendommen aan derden zal worden vergoed door de deelnemer die deze veroorzaakt heeft.

De deelnemer is verantwoordelijk voor de zaken die hij tijdens het evenement bij zich draagt dan wel voor de zaken die zich in het voertuig bevinden. De deelnemer draagt het risico voor de gevolgen van het bij zich dragen van de betreffende zaken.

Gedragscodes deelnemer

De deelnemer is verplicht om een door Totaalplan Racing Events gegeven aanwijzing en/of instructie op te volgen.

De deelnemer is niet toegestaan om (hard)drugs, alcoholhoudende dranken, vuurwerk, (vuur)wapens of andere gevaarlijke voorwerpen mee te nemen dan wel bij zich te dragen tijdens het evenement. Eveneens is de deelnemer niet toegestaan om onder invloed van (hard)drugs c.q. andere verdovende middelen en/of alcoholhoudende dranken tijdens het evenement een voertuig te berijden.

De deelnemer is niet toegestaan om tijdens het evenement te concurreren – bijvoorbeeld ten aanzien van snelheid – met andere deelnemer. Elke deelnemer dient te allen tijde zich aan de verkeersreglementen te houden van/naar en tijdens een event.

Indien er boetes naar de organisatie worden opgelegd en te wijten zijn aan een deelnemer zullen deze boetes worden doorgerekend aan de deelnemer inclusief een administratieve kost van 60€ exclusief btw. Eventuele gerechtskosten komen bovenop de boetes en de administratieve kost.

Totaalplan Racing Events gerechtigd om de deelnemer de toegang tot het evenement te weigeren alsmede van het evenement te doen verwijderen.

Deelnemerslijst

Door zich voor een evenement in te schrijven, verleent de deelnemer Totaalplan Racing Events zijn toestemming om zijn naam, voornaam en andere nuttige informatie ter promotie van het evenement te delen.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens vindt men terug in ons privacybeleid.

Bereikbaarheid en gedrag communicatiekanalen

Tijdens elk event dient elke deelnemer telefonisch bereikbaar te zijn.

Elke deelnemer is akkoord na het invullen van registratieformulier dat uw mobiel nummer kan gedeeld worden in, voor het event opgemaakte, WhatsApp groep.

In de WhatsApp groep mag een deelnemer enkel antwoorden als de eigenaar van de groep hierom vraagt. Het onderling communiceren van deelnemers onder elkaar is verboden.

Bij een inbreuk is Totaalplan Racing Events gerechtigd om de betrokken deelnemers de toegang tot het evenement te weigeren alsmede van het evenement te doen verwijderen.

Beelden en opnames 

Door deelname aan een evenement verleent de deelnemer aan Totaalplan Racing Events volledige rechten om afbeeldingen en opnames te maken (zoals camera-, foto- en video-opnames en digitale foto’s) en om deze beelden en opnames en eventuele reproducties of aanpassingen te gebruiken voor marketing- en publiciteit gerelateerde doeleinden. Dit kan omvatten (maar is niet beperkt tot) het recht om deze beelden en/of opnames te gebruiken in gedrukte (brochures, posters, enz.) en online (website, online banners, etc.) publiciteit, sociale media, beeld en video hosting websites en persberichten.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens vindt men terug in ons privacybeleid.

Sponsors en stickers

Persoonlijk sponsorschap ten aanzien van de deelnemer is uitsluitend toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van Totaalplan Racing Events. Ingeval die toestemming ontbreekt en de deelnemer maakt evenwel reclame dan is Totaalplan Racing Events bevoegd de deelnemer van het evenement te verwijderen zonder dat deze recht heeft op restitutie van de reeds betaalde vergoeding aan Totaalplan Racing Events.

De deelnemer geeft Totaalplan Racing Events toestemming om stickers ten aanzien van het evenement en/of sponsoren van Totaalplan Racing Events op zijn voertuig te plaatsen. Gedurende het evenement is de deelnemer gehouden om de stickers schoon en zichtbaar te houden.

Totaalplan Racing Events is niet aansprakelijk voor de schade die (eventueel) voortvloeit uit het aanbrengen en/of verwijderen van de stickers.

Xenofobische, racistische, sexistische, beledigende slogans, opschriften of afbeeldingen zijn verboden tijdens een event van Totaalplan Racing Events.

Totaalplan Racing Events kan ten allen tijde de deelnemer verzoeken om bepaalde afbeeldingen of opschriften af te plakken of te verwijderen tijdens een event.

Annulatieregeling

Indien de deelnemer door omstandigheden gedwongen wordt zijn inschrijving te annuleren, dienen volgende procedures in acht te worden genomen:

• De annulatie dient schriftelijk bevestigd te worden aan Totaalplan Racing Events via events@totaalplanracing.be
• Annulatie van evenementen waarvoor inschrijvingsgeld wordt gevraagd:
  • Bij annulatie meer dan 14 dagen voor het evenement, is geen vergoeding verschuldigd.
  • Bij annulatie tussen 14 en 7 dagen voor het evenement, zal een administratieve vergoeding van 25 % van het inschrijvingsgeld aangerekend worden.
  • Bij annulatie tussen 7 en 5 dagen voor het evenement, zal een administratieve vergoeding van 50 % van het inschrijvingsgeld aangerekend worden.
  • Bij annulatie minder dan 5 dagen voor het evenement en op de dag van het evenement zelf, zal het volledige inschrijvingsgeld aangerekend worden.

Om misverstanden te vermijden is de annulatie slechts geldig als de deelnemer van een Totaalplan Racing Event event een uitdrukkelijk ontvangstbericht krijgt met de vermelding van de aanvaarding van de annulatie.

Totaalplan Racing Events behoudt zich het recht voor om het evenement te annuleren tot 5 kalenderdagen voor het evenement. Reeds betaald inschrijvingsgeld zal in dit geval binnen 14 kalenderdagen na de kennisgeving van de annulatie aan de contractant worden terugbetaald.

Betwistingen en bevoegdheid

Eventuele klachten over een evenement worden vertrouwelijk behandeld en moeten ten laatste binnen 10 kalenderdagen na het evenement schriftelijk aan Totaalplan Racing Events worden overgemaakt via events@totaalplanracing.be